Como proyectar los Gastos del Personal Administrativo de un pequeño prestador para el Costo Medio de Administración (CMA).

A continuación pondremos el ejemplo de un prestador de servicios públicos domiciliarios que cuenta con un Administrador y una Auxiliar Administrativa ( Secretaria ) para ejecutar las actividades administrativas requeridas para la prestación de los servicios de acueducto y alcantarillado. Para esto lo primero que haremos sera calcular el salario de cada uno de ellos incluyendo la seguridad social (Salud, Pensión, ARL), prestaciones sociales (Prima de servicios , Cesantías, Intereses sobre cesantías y vacaciones) y parafiscales (Caja de Compensación Familiar, ICBF, SENA). Para este ejemplo tomaremos el salario mínimo del año 2016 correspondiente a $737.717 ya que es el año base idea requerido por la resolución CRA 820 de la CRA. Si deseas saber como hacer el calculo con otro año base haz click aquí.

Nota: Es relevante recordar que para el calculo de los gastos administrativos no tendremos en cuenta las horas extras ya que es al personal operativo a quien se le pagan estas.

ADMINISTRACIÓN - Mapa Mental

Inicialmente haremos la estimación del total devengado suponiendo que el salario del Administrador corresponde a tres salarios mínimos ($2.213.151) del año 2016 :

Total devengado
FormulaSalario básico + Auxilio de transporte año 2016 + Horas extra + Comisiones.
Proceso$2.213.151 + $0 + $0 + $0
Resultado$2.213.151
Calculo del total devengado por el Administrador

Una vez determinado este valor procedemos a calcular las deducciones o aportes del Administrador a seguridad social (salud y pensión):

Deducción SaludDeducción Pensión
Formula(Salario básico + horas extras mensuales + comisiones mensuales) x 4%(Salario básico + horas extras mensuales + comisiones mensuales) x 4%
Proceso($2.213.151 + $0 + $0 ) * 4%($2.213.151 + $0 + $0 ) * 4%
Proceso($2.213.151) * 0,04($2.213.151) * 0,04
Resultado$88.526,04$88.526,04
Deducciones de salud y pensión ejecutadas al Administrador

De acuerdo con la anterior tabla calcularemos el total de las deducciones al Administrador por seguridad social:

Total deducciones seguridad social
FormulaDeducción Salud + Deducción Pension
Aplicación$88.526,04 + $88.526,04
Resultado $177.052,08
Total deducciones por seguridad social al Administrador

A continuación determinamos el neto a pagar al Administrador:

Neto a pagar
FormulaTotal devengado – Total deducciones
Aplicación$2.213.151 – $177.052,08
Resultado$2.036.098,92
Calculo Neto Pagado a la Administrador

Posteriormente calcularemos los aportes de seguridad social realizados por parte del prestador de servicios públicos domiciliarios para el Administrador los cuales corresponden a 8,5% por salud y 12% por pensión.

Aportes por saludAportes por pensión
Formula(Salario basico + horas extras + comisiones) x 8,5%(Salario básico + horas extras + comisiones) x 12%
Aplicación($2.213.151 + $0 + $0 ) * 0,085($2.213.151 + $0 + $0 ) * 0,12
Aplicación($2.213.151) * 0,085($2.213.151) * 0,12
Resultado$188.117,83$265.578,12
Aportes de salud y pensión realizados por el prestador de servicios públicos

Ahora calcularemos el total de aportes del empleador por seguridad social:

Total aportes por seguridad social
FormulaAportes por salud + Aportes por pensión
Aplicación$188.117,83 + $265.578,12
Resultado$453.695,95
Total aportes de seguridad social por parte del prestador de servicios públicos

Nota: Recordemos que aquí en la anterior tabla incluimos lo que aporta el prestador del servicio público no el empleado (Administrador) , es decir la persona que contrata.

Ahora calcularemos el aporte a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) de la siguiente manera:

Aporte ARL
Formula(Salario básico + horas extras + comisiones) x tarifa
Aplicación($2.213.151 + $0 + $0 ) * 0,522%
Aplicación($2.213.151) * 0,00522
Resultado$11.552,64
Aportes ARL pagado por el prestador de servicios publicos domiciliarios

Nota: Tomamos 0,00522 como tarifa debido a que a que el riesgo del Administrador es bajo y lleva a cabo sus actividades la mayoría del tiempo en oficina. Para corroborar las categorías y tarifas de ARL las puedes verificar en el siguiente articulo https://afiliamos.com.co/quienes-son-riesgo-1-de-eps-y-arl/

Posteriormente a esto calculamos las prestaciones sociales (cesantías, intereses sobre cesantías y prima de servicios). A continuación estimaremos lo correspondiente a cesantías y prima de servicios, las cuales cada una corresponde a un salario básico por año. Es relevante resaltar que la prima tiene como destino el fondo de cesantías las cuales pueden ser retiradas por el empleado(a) una vez termine el contrato de trabajo o para destinaciones especificas definidas en la ley y la prima de servicios se paga semestralmente a la Auxiliar Administrativa.

CesantíasPrima de servicios
FormulaTotal devengado x 8,33%Total devengado x 8,33%
Aplicación$2.213.151 x 0,0833$2.213.151 x 0,0833
Resultado$184.355,47$184.355,47
Prestaciones sociales pagadas al Administrador

Nota: El porcentaje 8,33% corresponde a la proporción que el prestador de los servicios públicos debe de aprovisionar mensualmente tanto para el pago de la prima como de las cesantías de la Auxiliar Administrativa: (100%/12) = 8,33%.

Ahora procedemos a calcular los intereses sobre la cesantías

Intereses sobre cesantías
FormulaCesantías x 1.2%
Aplicación$184.355,47 x 0,012
Resultado$2.212,26
Intereses sobre las cesantías Administrador

Debemos de tener en cuenta que los intereses sobre las cesantías calculadas corresponden a las los intereses pagados por el empleador mientras estas aun no se han girado a los fondos de cesantías.

Las vacaciones corresponden al 4,17% debido que este es el porcentaje al cual corresponden los 15 días de vacaciones legales por año. (15 días de vacaciones legales/360 días laborales en Colombia) = 0,0417. A continuación las calculamos:

Vacaciones
FormulaSalario básico x 4,17%
Proceso$2.213.151 x 0,0417
Resultado$92.288,39
Valor vacaciones del Administrador

Procedemos a calcular el total de las prestaciones sociales:

Total prestaciones sociales
FormulaPrima de servicios + Cesantias + Intereses sobre cesantias + + Vacaciones
Proceso$184.355,47 + $184.355,47 + $2.212,26 + $92.288,39
Resultado$463.211,59

Por ultimo procedemos a calcular el valor de los parafiscales (Caja de Compensación Familiar, ICBF, SENA). Es importante resaltar que los únicos prestadores de servicios públicos domiciliarios que están exoneradas de pagar aportes parafiscales son las cooperativas previa calificación al regimen tributario especial; para mayor información puedes ver el siguiente video: https://www.youtube.com/watch?time_continue=29&v=401vZmYOkJA&feature=emb_logo

Caja de compensación familiarAporte al ICBFAporte al SENA
Formula(Salario básico + horas extras + comisiones) x 4%(Salario básico + horas extras + comisiones) x 3%(Salario básico + horas extras + comisiones) x 2%
Aplicación($2.213.151 + 0 + 0) x 0,04($2.213.151 + 0 + 0) x 0,03($2.213.151 + 0 + 0) x 0,02
Aplicación$2.213.151 x 0,04$2.213.151 x 0,03$2.213.151 x 0,02
Resultado$88.526,04$66.394,53$44.263,02
Aportes parafiscales Administrador

El total de aportes del empleador por aportes parafiscales:

Total aportes por aportes parafiscales
FormulaAporte Caja de compensación familiar + Aporte ICBF + Aporte SENA
Aplicación$88.526,04 + $66.394,53 + $44.263,02
Resultado$199.183,59
Total aportes parafiscales por el empleador
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Ahora calcularemos el total devengado por la Auxiliar Administrativa:

Total devengado
FormulaSalario básico + Auxilio de transporte año 2016 + Horas extra + Comisiones.
Proceso$737.717 + $83.140 + $0 + $0
Resultado$820.857
Calculo del total devengado por la Auxiliar Administrativa

Una vez determinado este valor procedemos a calcular las deducciones o aportes de la Auxiliar Administrativa a seguridad social (salud y pensión):

Deducción SaludDeducción Pensión
Formula(Salario básico + horas extras mensuales + comisiones mensuales) x 4%(Salario básico + horas extras mensuales + comisiones mensuales) x 4%
Proceso($737.717 + $0 + $0 ) * 4%($737.717 + $0 + $0 ) * 4%
Proceso($737.717) * 0,04($737.717) * 0,04
Resultado$29.508$29.508
Deducciones de salud y pensión ejecutadas el empleado

De acuerdo con la anterior tabla calcularemos el total de las deducciones a la Auxiliar Administrativa por seguridad social:

Total deducciones seguridad social
FormulaDeducción Salud + Deducción Pension
Aplicación$29.508 + $29.508
Resultado $59.016
Total deducciones seguridad social a la Auxiliar Administrativa

A continuación determinamos el Neto Pagado a la Auxiliar Administrativa:

Neto Pagado
FormulaTotal devengado – Total deducido
Aplicación$820.857 – $59.016
Resultado$761.841
Calculo Neto Pagado a la Auxiliar Administrativa

Posteriormente calcularemos los aportes de seguridad social realizados por parte del prestador del servicio publico domiciliario lo cuales corresponden a 8,5% por salud y 12% por pensión.

Aportes por saludAportes por pensión
Formula(Salario basico + horas extras + comisiones) x 8,5%(Salario básico + horas extras + comisiones) x 12%
Aplicación($737.717 + $0 + $0 ) * 0,085($737.717 + $0 + $0 ) * 0,12
Aplicación($737.717) * 0,085($737.717) * 0,12
Resultado$62.705,945$88.526,04

Ahora calcularemos el total de aportes del empleador por seguridad social:

Total aportes por seguridad social
FormulaAportes por salud + Aportes por pensión
Aplicación$62.705,945 + $88.526,04
Resultado$151.231,98

Nota: Recordemos que aquí en la anterior tabla incluimos lo que aporta el prestador del servicio público no la Auxiliar Administrativa, es decir la persona que contrata.

Ahora calcularemos el aporte a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) de la siguiente manera:

Aporte ARL
Formula(Salario básico + horas extras + comisiones) x tarifa
Aplicación($737.717 + $0 + $0 ) * 0,522%
Aplicación($737.717) * 0,00522
Resultado$3.850,88

Nota: Tomamos 0,00522 como tarifa debido a que a que el riesgo de la Auxiliar Administrativa es bajo y se realiza la mayoría del tiempo en oficina. Para corroborar las tarifas las puedes verificar en el siguiente articulo https://afiliamos.com.co/quienes-son-riesgo-1-de-eps-y-arl/

Posteriormente a esto calculamos las prestaciones sociales correspondientes a las cesantías, intereses sobre cesantías y prima de servicios. Es importante recordar que el auxilio de transporte no constituye salario ya que es un gasto en el cual va incurrir la Auxiliar Administrativa y por lo cual no es un ingreso percibido por el, sin embargo lo debemos de tener en cuenta para el calculo de las prestaciones sociales ya que por normatividad así esta definido en el articulo 7 de la Ley 1 de 1963.

En la siguiente tabla calcularemos lo correspondiente a cesantías y prima de servicios, las cuales cada una corresponde a un salario básico por año sin embargo la prima tiene como destino el fondo de cesantías las cuales pueden ser retiradas una vez termine el contrato de trabajo o para destinaciones especificas definidas en la ley y la segunda tiene como destino al empleado(a) ósea la Auxiliar Administrativa en este ejemplo.

CesantíasPrima de servicios
FormulaTotal devengado x 8,33%Total devengado x 8,33%
Aplicación$820.857 x 0,0833$820.857 x 0,0833
Resultado$68.377,38$68.377,38
Aportes prestaciones sociales

Nota: El porcentaje 8,33% debido a que corresponde al a la proporción que el prestador de los servicios públicos debe de aprovisionar mensualmente para el pago de la prima y cesantías (100%/12) = 8,33%.

Debemos de tener en cuenta que los intereses sobre las cesantías calculadas corresponden a las los intereses pagados por el empleador mientras estas aun no se han girado a los fondos de cesantías.

Intereses sobre cesantías
FormulaCesantías x 12%
Aplicación$68.377,38 x 0,012
Resultado$820,52

Las vacaciones corresponden al 4,17% debido que este es el porcentaje al cual corresponden los 15 días de vacaciones legales por año. (15 días de vacaciones legales/360 días laborales en Colombia) = 0,0417. A continuación las calculamos:

Vacaciones
FormulaSalario basico x 4,17%
Proceso$737.717 x 0,0417
Resultado$30.762,79
Valor vacaciones

Nota: Solo tomamos el salario básico en la formula porque en vacaciones no se necesita auxilio de transporte y ya que esta en vacaciones no generara comisiones ni horas extras.

Procedemos a calcular el total de las prestaciones sociales:

Total prestaciones sociales
FormulaPrima de servicios + Cesantias + Intereses sobre cesantias + + Vacaciones
Proceso $68.377,38 +$68.377,38 +$820,52 +$30.762,79
Resultado$168.338,07

Por ultimo procedemos a calcular el valor de los parafiscales (Caja de Compensación Familiar, ICBF, SENA). Es importante resaltar que los únicos prestadores de servicios públicos domiciliarios que están exoneradas de pagar aportes parafiscales son las cooperativas previa calificación al regimen tributario especial; para mayor información puedes ver el siguiente video: https://www.youtube.com/watch?time_continue=29&v=401vZmYOkJA&feature=emb_logo

Caja de compensación familiarAporte al ICBFAporte al SENA
Formula(Salario básico + horas extras + comisiones) x 4%(Salario básico + horas extras + comisiones) x 3%(Salario básico + horas extras + comisiones) x 2%
Aplicación($737.717 + 0 + 0) x 0,04($737.717 + 0 + 0) x 0,03($737.717 + 0 + 0) x 0,02
Aplicación$737.717 x 0,04$737.717 x 0,03$737.717 x 0,02
Resultado$29.508,68$22.131,51$14.754,34

El total de aportes del empleador por aportes parafiscales:

Total aportes por aportes parafiscales
FormulaAporte Caja de compensación familiar + Aporte ICBF + Aporte SENA
Aplicación$29.508,68 + 22.131,51 + 14.754,34
Resultado$66.394,53

Dado el caso que debido a la liquidez financiera del prestador de servicios públicos deba de contratar a la Auxiliar Administrativa medio tiempo , se calculara el salario de la siguiente manera:

Lo primero que haremos es calcular el medio salario que percibirá:

Salario básico
FormulaSalario mínimo año 2016 / 2
Aplicación$737.717/2
Resultado$368.858,5

Ahora estimaremos el total devengado por la Auxiliar Administrativa en medio tiempo:

Total devengado
FormulaSalario básico + Auxilio de transporte año 2016 + Horas extra + Comisiones.
Proceso$368.858,5 + $83.140 + $0 + $0
Resultado$451.998,5
Calculo del total devengado por la Auxiliar Administrativa

Debido a que por disposición legal los empleados que ganen un valor inferior a un salario mínimo deberán de aportar a salud, pensión y arl sobre un indice base de cotización (IBC) de un salario mínimo. A continuación omitiremos estos cálculos de seguridad social debido a que los resultados serán iguales en el salario a medio tiempo o tiempo completo . Para mayor información puedes consultar el siguiente articulo. https://www.gerencie.com/aportes-a-seguridad-social-cuando-se-devenga-menos-de-un-salario-minimo.html

Continuado determinamos el Neto Pagado por medio tiempo a la Auxiliar Administrativa:

Neto Pagado
FormulaTotal devengado – Total deducido
Aplicación$451.998,5 – $59.016
Resultado$392.982,5
Calculo Neto Pagado a la Auxiliar Administrativa por medio tiempo

Posteriormente a esto calculamos las prestaciones sociales correspondientes a las cesantías, intereses sobre cesantías y prima de servicios.

En la siguiente tabla calcularemos lo correspondiente a cesantías y prima de servicios, las cuales cada una corresponde a un salario básico por año.

CesantíasPrima de servicios
FormulaTotal devengado x 8,33%Total devengado x 8,33%
Aplicación$451.998,5 x 0,0833$451.998,5 x 0,0833
Resultado$37.651,47$37.651,47
Aportes prestaciones sociales por medio tiempo

Ahora calculamos los intereses sobre las cesantias y la vacaciones

Intereses sobre cesantías
FormulaCesantías x 12%
Aplicación$37.651,47 x 0,012
Resultado$451,81
Intereses sobre las cesantias por medio tiempo
Vacaciones
FormulaSalario básico x 4,17%
Proceso$368.858,5 x 0,0417
Resultado$15.381,39
Valor vacaciones por medio tiempo

Por ultimo procedemos a calcular el valor de los parafiscales (Caja de Compensación Familiar, ICBF, SENA).

Caja de compensación familiarAporte al ICBFAporte al SENA
Formula(Salario básico + horas extras + comisiones) x 4%(Salario básico + horas extras + comisiones) x 3%(Salario básico + horas extras + comisiones) x 2%
Aplicación($368.858,5 + 0 + 0) x 0,04($368.858,5 + 0 + 0) x 0,03($368.858,5 + 0 + 0) x 0,02
Aplicación$368.858,5 x 0,04$368.858,5 x 0,03$368.858,5 x 0,02
Resultado$14.754,34$11.065,75$7.377,17
Aportes parafiscales por medio tiempo

El total de aportes del empleador por aportes parafiscales:

Total aportes por aportes parafiscales
FormulaAporte Caja de compensación familiar + Aporte ICBF + Aporte SENA
Aplicación$14.754,34 + $11.065,75 + $.7.377,17
Resultado$33.197,26
Total aportes parafiscales por medio tiempo

Una vez estimados todos los valores procedemos hacer una consolidación de los Gastos del Personal Administrativo de tiempo completo:

Administrador

Administrador
Total devengado $2.213.151
– Deducciones Salud y Pensión $177.052,08
+ Aportes Salud y Pensión $453.695,95
+ Aportes ARL $11.552,64
+ Prestaciones Sociales $463.211,59
+ Parafiscales $199.183,59
Total $3.163.742,69
Auxiliar Administrativa tiempo completo
Total devengado $820.857
– Deducciones Salud y Pensión $59.016
+ Aportes Salud y Pensión $151.231,98
+ Aportes ARL $3.850,88
+ Prestaciones Sociales $168.338,07
+ Parafiscales $66.394,53
Total $1.269.688,46

Ahora procedemos a calcular el valor de la dotación que sera entregada a la Auxiliar Administrativa de acuerdo con el articulo 232 del Código Sustantivo del Trabajo el 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre ya que esta percibe menos de 2 salarios mínimos. Este valor sera tomado de los estados financieros del año 2016:

Dotación anual
Formula$Dotación 30 de abril + $Dotación 31 de agosto + $Dotación 20 de diciembre
Proceso$130.000 + $130.000 $130.000
Resultado$390.000
Valor dotación entregada a la Auxiliar Administrativa

Con esto damos por finalizado el calculo de los Gastos de Administración de la empresa de ejemplo prestadora de los servicios de acueducto y alcantarillado

Para el caso del calculo de la nomina del CMO el fontanero es riesgo 3 segun la nora… ver teste articulo https://afiliamos.com.co/quienes-son-riesgo-3-de-eps-y-arl/

Los conceptos que se nombraran a continuación se tomaran de los estados financieros del año 2016:

Arriendo 
Contador 
Publicidad 
Servicio de aseo y cafeteria 
Software 
Otros gastos 
Papeleria 

Para el caso del calculo de la nomina del CMO el fontanero es riesgo 3 segun la nora… ver teste articulo https://afiliamos.com.co/quienes-son-riesgo-3-de-eps-y-arl/

Precisamente el artículo 147 del código sustantivo del trabajo que hace parte del capítulo que regula el salario mínimo, dice en su numeral 3: (ojo copiado textualmente).

«Para quienes laboren jornadas inferiores a las máximas legales y devenguen el salario mínimo legal o convencional, éste regirá en proporción al número de horas efectivamente trabajadas, con excepción de la jornada especial de treinta seis horas previstas en el artículo siguiente.» (hace parte del codigo sustantivo del trabajo)

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